En esta sección se configura la sincronizacion de personas pare evitar la doble carga en las distintas aplicaciones que usa RRHH. En general el ABM se realiza en el sistema corporativo principal y a través de alguna interfaz se sincroniza con otras aplicaciones. En este caso, el sistema de RRHH debe dejar un archivo con las novedades de personas (altas, modificaciones y bajas) y Cronos Control lee y procesa dichas novedades, incorporando los cambios correspondientes.

Instrucciones

• a.- todas las fechas tienen el mismo formato = ddmmaaaa
• b.- Si la creacion de este archivo es manual para mayor comodidad puede ser una planilla excel que respete el orden de las columnas planteadas. Luego esto puede ser convertido facilmente a texto separado por tabulaciones.
• c.- Para una importacion incial masiva, la primer columna debe ser siempre 01.
• d.- Los datos de las columnas 9 a 12, deben existir en cronos control de lo contrario el registro no se importara.
• e.- Grupos de las coolumnas 14 y 15 no son obligatorios.
• f.- En la operacion 02 (modificacion), menos el legajo, el resto de los campos se actualizan todos, por ejemplo, si viene el campo "idfichada" vacio, se entiende que el cambio es borrar la tarjeta y todo lo que implica este cambio. Si no quieren que el campo sea modificado debe venir con el valor correspondiente o el caracter "*" (asterisco) que indica que el campo no sufre modificación.

Columnas obligatorias para MODULO DE ACCESO

• Alta = 1, 2, 3, 6, 7, 8, 9
• Baja = 1, 2, 3
• Modificación = 1,2,3 (el legajo no se puede modificar)

• Módulos:Pantalla donde se habilitan/deshabilitan los módulos del sistema para la empresa.
• Ver: Abre el registro en modo lectura, es decir, no se permiten modificaciones.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

En esta pantalla se definirán todos los criterios deseados o necesarios para agrupar a las personas. Por ejemplo, algunos nombres para estos criterios pueden ser:

• Sucursal
• Sector
• Centro de costo
• Gerencia
• Tarea y/o cargo
• Línea de producción
• Etc.

Luego, se definirán los grupos para cada una de estas agrupaciones, por ejemplo, para la agrupación SECTOR, se podrían definir los siguientes grupos:

• Comercial
• Administracion
• Producción
• Depósito
• Recepción
• Logística
• Servicio técnico
• Etc

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Con el botón se pasa/n el/los registrador/es seleccionado/s en la lista “Reg. Disponibles” a la lista “Reg. del Agente”.
• Con el botón se pasan todos los registradores disponibles a la lista “Reg del Agente”

• Con el botón se pasa el o los registradores seleccionados en la lista “Reg del agente” a la lista “Reg disponibles”.
• Con el botón se pasan todos los registradores asignados a la lista “Reg. disponibles”.

Valor numérico. Es la cantidad de comandos que el agente transmitirá a cada registrador por ciclo de comunicación. El software del sistema (la aplicación) genera comandos para los registradores a medida que se van definiendo parámetros y/o permisos de personas sobre estos. Estos comandos son levantados por el o los agentes de comunicación y se los transmiten a los registradores según corresponda. Como un agente puede tener varios registradores, y por cada registrador puede haber muchos comandos a transmitir, el agente va enviando una X cantidad de comandos por cada ciclo de comunicación para no entorpecer la descarga de registraciones. Por ejemplo, si este valor esta seteado en 50 y existen 100 comandos para un registrador, el agente transmitirá todos los comandos en 2 ciclos de comunicación.

Descripción de un ciclo de comunicación del agente suponiendo que tenemos N registradores asignados al agente.

1. Registrador 1

a. Establece comunicación con el registrador.

b. Inicializa el registrador (toma datos como fecha y hora del registrador, cantidad de eventos almacenados, etc.)

c. Verificación de fecha y hora correcta (se compara la fecha y hora del servidor contra la del registrador)

d. Puesta en hora automática (en caso que este activa la funcionalidad).

e. Descarga de eventos almacenados en el registrador

f. Ejecución de comandos pendientes para el registrador.

2. Registrador 2

a. Se repiten los pasos a, b, c, d, e y f para el registrador 2

3. …

4. Registrador N

a. Se repiten los pasos a, b, c, d, e y f para el registrador N

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Descripción de los estados:

• Habilitado: En este estado, el registrador permite el acceso a cualquier tarjeta. Es decir, no hace control de los permisos de la tarjeta. Este estado es normal cuando recién esta instalado el sistema y aun no han sido cargadas las personas con los respectivos permisos. También puede ser deseable este estado ante alguna situación crítica en el edificio, por ejemplo en un caso de evacuación.
• Inhabilitado: En este estado el registrador no permite el acceso a ninguna tarjeta, sin importar los permisos seteados para la misma. Este estado puede ser deseable ante alguna situación crítica en el edificio, por ejemplo ante una alarma de robo, puede ser conveniente que ninguna persona salga del edificio.
• Por acceso: En este estado el registrador, al recibir la registracion de una tarjeta permite o no el acceso según los permisos seteados para esta tarjeta. Este es el estado normal de un control de accesos.

Opción (Si | No). Con esta propiedad activa, indicamos que el registrador considera al día domingo como 1 en lugar de 0, por lo cual, cuando el sistema actualiza la fecha del registrador le pasa el día de la semana teniendo en cuenta este dato. Detalle de los números correspondientes a cada día de la semana según este parámetro:

• Día 1: domingo = Si
  • 1 = Domingo
  • 2 = Lunes
  • 3 = Martes
  • 4 = Miércoles
  • 5 = Jueves
  • 6 = Viernes
  • 7 = Sábado

• Día 1: domingo = NO
  • 0 = Domingo
  • 1 = Lunes
  • 2 = Martes
  • 3 = Miércoles
  • 4 = Jueves
  • 5 = Viernes
  • 6 = Sábado

Valor alfanumérico. Este dato es el nombre del puerto serie del equipo (PC) a través del cual nos comunicaremos con el registrador en caso de comunicación serial.En Windows los puertos series se denominan COMX, donde X es el número de puerto, ejemplo: COM1, COM2, etc.

Para Linux los puertos series se denominan /dev/ttySX, donde X es el número del puerto, ejemplo: /dev/ttyS0 o /dev/ttyS1, etc.

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• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Con el botón se pasan los grupos seleccionados en la lista “Grupos Disponibles” a la lista “Grupos”.
• Con el botón se pasan todos los grupos disponibles a la lista “Grupos”

• Con el botón se pasa el o los grupos seleccionados en la lista “Grupos” a la lista “Grupos disponibles”.
• Con el botón se pasan todos los grupos asignados a la lista “Grupos disponibles”.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Combo de selección. Esta propiedad tiene como fin simplificar la habilitación de funcionalidades en el perfil que estamos creando, por lo cual, hay una serie de combinaciones de funciones pre-establecidas, que pueden ser utilizadas en el perfil actual. Las opciones disponibles son:

• Adm. General: Esta opción activa la funcionalidad de toda la aplicación, es decir, toda la funcionalidad de los módulos sistema, comunicación, accesos y asistencia.
• Adm. Accesos: Esta opción activa toda la funcionalidad de los módulos sistema, comunicación y accesos.
• Adm. Asistencia: Esta opción activa toda la funcionalidad de los módulos sistema, comunicación y asistencia.

• Usuario: Usuario responsable de la acción.
• Opción: Es la opción de menú que utilizo.
• Operación: Es la tarea o función que ejecuto.
• Fecha: Es la fecha en la que ejecuto la operación.
• Datos: Es el resultado de la operación, es decir, como quedo la información luego de la tarea que se realizo.
• Datos anteriores: Es la información previa a la ejecución de la tarea.

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En esta sección de CC se administran las sesiones actuales del sistema, es decir, los usuarios conectado, ademas de ver información de las licencias disponibles y consumidas.

En esta pantalla se puede:

• Se ve información como nombre, apellido, que módulos consume, desde que IP se esta conectando, el tiempo de inactividad permitido si que se cierre la sesión web.

• Al cerrar la sesión de un usuario, se desconecta en forma automática, si el usuario esta trabajando, se le cierra la app, vuele a la pantalla de login.
• Esta función puede ser útil en casos que usuarios que tienen un tiempo de inactivad permitido muy alto, no cierran adecuadamente la aplicación y dejan ocupada la licencia impidiendo que otros usuarios puedan acceder.

• Podemos enviar un mensaje a un usuario en particular o a todos en forma masiva.
• Esta función es útil por ejemplo, para enviar un mensaje a todos los usuarios que cierren la app, porque se va a realizar algún mantenimiento.

• Licencias contratadas por cada uno de los módulos.
• Licencias totales, las consumidas y disponibles en el momento actual.
• Vencimientos.

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En esta pantalla se pueden visualizar, emitir reportes o exportar las fichadas del sistema. Las fichadas del sistema son todas las fichadas provenientes de los registradores del sistema, centrales chekin para el control de accesos, relojes de asistencia y las leidas desde archivos de fichadas. Independientemente del modulo que las procese o aplique, hayan sido procesadas o no.
Tenemos filtros para ajustar y definir que fichadas deseamos y funciones para emitir un reporte o exportar a un archivo ASCII.

Los filtros son:

• Plantilla predefinida: Para elegir un filtro previamente grabado.
• Fecha desde y hasta para elegir el prediodo de las fichadas
• Registradores para ver fichadas de un equipo en particular
• Tipo de evento para ver un tipo de evento en particular, por ejemplo entradas habilitadas de una central chekin.
• Tarjeta para buscar las fichadas de un numero de tarjeta en particular. Cabe aclar que este dato, tarjeta es el idFichada, es decir, puede ser una tarjeta de proximidad de equipos CRONOS o el idEnrolamiento de registradores biometricos.
• Persona para filtrar las fichadas de una persona en particular

Los filtros se pueden combinar y la relacion es Y, por ejemplo, se pueden pedir las fichadas de la persona "SOSA, MIGUEL" hechas en el registrador "Entrada principal".

Ordenamiento
Se puede elegir el orden de las fichadas. Las opciones de orden disponibles son:

• Persona
• Tarjeta
• Fecha
• Registrador

Las funciones son:

• Exportar PDF: muestra las fichadas en un reporte con formato PDF, el cual se puede descagar para imprimirlo o distribuirlo por algun canal digital, como por ejemplo vía e-mail.
• Exportar ASCII: genera un archivo en formato texto plano, en general se usa para alimentar otro sistema de gestion. El archivo ASCII se puede generar con 3 fromatos distintos (Cronos, Dytech, Falabella)
• Grabar plantilla: graba el filtro actual de la pantalla. Si el nombre de la plantilla existe, pregunta si desea actualizar. Grabar una plantilla sirve para dos cosas:
  • Para dejar el filtro disponible y volver a repetirlo en el futuro. Comodidad.
  • Para poder automatizar la exportación (reporte PDF o exporacion ASCII) através de la función ENVIO DE REPORTES ubicada en el módulo SISTEMAS.
• Borrar plantilla: Borra la plantilla previo mensaje de confirmación.
• Para las funciones de grabar y borrar plantillas, existen unos campos auxiliares:
  • Nombre de plantilla: Para definir el nombre como se grabará la plantilla. Si se había elegido una plantilla existente en el area de filtro, entonces este campo se completará automáticamente.
  • Formato: para elegir entre formato PDF o ASCII para el caso de exportación automática.
  • Nombre de archivo: Definir el nombre de archivo que generará el envío de reportes automático. Este nombre admite MASCARA de fecha y hora. Por ejemplo, podemos definir el nombre FICHADAS_yyyymmdd.txt entonces cuando en el envío de reportes automático genere la exportación el día 12/08/2018 a las 9:45 el archivo resultantes será "FICHADAS_20180812.txt.

Detalle de los formatos:

• FORMATO CRONOS:
  • Separador: espacio (el caracter espacio). en el registro lo representamos como
  • Formato del registro: tarjteafechahorarelojevento
  • Detalle de los campos
  • tarjeta, puede tener longitud de 5 a 10 caracteres segun "digitos tarjeta" de parametro general
  • fecha: DD/MM/AAAA
  • hora: HH:MM
  • reloj: 2 caracteres
  • evento: 2 caracteres
  • Ejemplo de registro: 0000012345 25/12/2019 12:46 01 20
• FORMATO DYTECH:
  • Formato del registro: LLLLLLLAAMMCCCeeeGGeeDDHHPPPhhmm, donde
    • L = Legajo
    • A = Año
    • M = Mes
    • e = 3 Espacios
    • G = categoria (siempre 04)
    • e = 2 espacios
    • D = Día
    • H = Código Horario
    • P = Causa de presencia (ahora 4 caracteres)
    • h = Hora
    • m = Minuto
  • Ejemplo de registro: 00000051410400 04 01TM0100554
• FORMATO FALABELLA:
  • Formato del registro: reloj, fecha, hora, empleado, tipo_evento
  • Separador: Caracter coma ","
  • Detalle
    • reloj = long 3
    • fecha = long 8 = aaaammdd
    • hora = long 6 = HHmmss
    • empleado = long 10 = numero_documento
    • tipo evento = long 1 = I: entrada, O: salida, C: pausa comienzo, F: pausa fin, X: fallida
  • Ejemplo de registro: 560,20180906,134600,0012345678,I

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El sistema tiene la posibilidad de controlar hasta 5 vencimientos por persona. No es obligatorio definir los 5, de hecho es posible no definir ninguno. El vencimiento que no tenga seteada una descripción, no será controlado. La descripción que se setea, es la que va a aparecer en el formulario de alta de una persona como dato a completar.

Muchas veces, necesitamos que la vigencia de habilitación de una tarjeta asignada a una visita, sea prolongada, por un cierto tiempo y que al caducar la vigencia, la inhabilitación de la tarjeta de acceso sea automática.

Por ejemplo, podemos tener el caso que se contrate un grupo de personas, para realizar tareas de pintura y mantenimiento general de las oficinas de la empresa, y esta tarea esta programada para que la lleven a cabo en el transcurso de una semana, por lo cual es deseable que tengan acceso por este tiempo a determinadas oficinas, entonces, es necesario cargar el vencimiento de la tarjeta, para que al transcurrir el tiempo establecido y en el caso que no devuelvan la tarjeta de acceso, se les inhabilite el acceso en forma automática. Otro motivo de control puede ser el seguro de vida, es posible que tengamos problemas legales si tenemos a contratistas trabajando dentro de nuestra empresa y estos no tienen una adecuada cobertura, por lo cual es mas que razonable y necesario, pedir que presenten un seguro de vida o cobertura por accidentes de trabajo al momento de hacerles el alta en el sistema, pues bien, también es deseable cargar la fecha en el cual este documento caduca, por el caso que la cobertura haya caducado y aun se encuentren trabajando en nuestra empresa, en esta situación el sistema no permite el ingreso y tenemos la oportunidad de exigirles que renueven o presenten el documento renovado. En esta pantalla se definirán aquellos vencimientos que nos interese controlar a las personas, en general a personas externas a la compañía como visitas y / o contratistas.

Algunos vencimientos que podemos mencionarles son:

• Vencimiento de ART para contratistas o proveedores que realicen trabajos de instalación dentro de la empresa.
• Vencimiento de Seguro de automotor para contratistas y/o proveedores de servicios de transportes.
• Vencimiento de Licencia de conducir
• Vencimiento de Tarjeta, en general para empleados temporales.

En control de accesos hay algunas herramientas que a veces necesitamos que se ejecuten en forma paralelo y como esto es web y los navegadores nos dan la opción de manejarnos con solapas y/o ventas, acá elegimos para cada una de estas tareas como preferimos que se ejecuten.

La consola de eventos, también llamada “monitor de eventos” es la pantalla donde un guardia de seguridad o un/una recepcionista puede monitorear y controlar los movimientos que van ocurriendo en el sistema, en los accesos físicos, puertas, barreras, molinetes, etc. En esta aparecerá un registro (un renglón) por cada evento ocurrido, detallando el tipo del evento (entrada, salida, habilitada, inhabilitada, alarma, etc.) la fecha y hora, la persona (si es una evento de persona, ver Accesos | Tareas | Consola Eventos).

La configuración de la consola de eventos es por usuario, es decir, cada usuario puede definir los registradores, la cantidad y el tipo de eventos que desea monitorear/controlar. Por lo cual, el administrador del sistema, al crear perfiles de permisos para usuarios que pueden o deben usar la consola de eventos, debe prever activar el permiso de configuración de la misma, es decir, esta pantalla.

Dato numérico. Es la cantidad máxima de eventos que se mostrara en pantalla. Si por ejemplo se deja el valor por defecto “50” quiere decir que una vez que se abra la consola, mostrara como Maximo los últimos 50 eventos ocurridos, dependiendo de registradores y tipos de eventos por filtrados en cada consola (ver Seleccionando los registradores que deseamos monitorear).

Una vez que la consola este abierta, se Irán agregando los nuevos eventos producidos y al alcanzar el tope Maximo seteado, se descartaran los mas viejos.

Opción < Ignorar | Mostrar Recientes | Mostrar todas >

Puede pasar que ninguna consola este activa, es decir nadie esta monitoreando eventos, pero mientras tanto se van produciendo eventos en el sistemas por el uso normal de puertas, barreras, etc. Entonces al momento de abrir la consola pueden existan eventos que generen notificaciones, si estos son algunos pocos, no hay de que preocuparse, pero puede ocurrir que haya una cantidad importante de estos eventos, por ejemplo si la consola hubiera estado inactiva durante 1 semana. A partir de esta situación se generan muchas preguntas, dudas o alternativas para gestionar estas notificaciones pendientes de ser mostradas y procesadas.

Algunas preguntas a pensar pueden ser: Me interesa ver una notificación de hace 1 semana? un día? 1 hora? O mejor aun, Me interesa ver una notificación que ya ocurrió?

Esta opción esta justamente para indicar que acción vamos a tomar:

• Ignorar: No muestra ninguna notificación ocurrida con anterioridad a la apertura de la consola, además, marca a todas estas como procesadas para que el sistema no intente hacer alguna gestión en otra ocasión.
• Mostrar Todas: muestra cada una de las notificaciones almacenadas, generando un popup por cada una y esperando una aceptación por parte del operador.
• Mostrar Recientes: Muestra las ultimas X notificaciones. Cuales son las ultimas, se determina mediante los parámetros “Modo Reciente” y “Cantidad Reciente”

Hay distintos tipos de eventos, (ver Accesos | Tareas | Consola Eventos). Las entradas y salidas, habilitadas o inhabilitadas, de las personas siempre serán monitoreadas por la consola de eventos, pero los eventos especiales como alertas técnicos y/o alarmas del sistema, el operador puede elegir monitorearlos o no. En esta área de la pantalla esta la lista de alarmas y alertas que el operador decida controlar. Para esto debe poner el “Si” al ítem deseado.

Los ítems disponibles son:

• Puerta Forzada
• Puerta Abierta
• Puerta Sin Uso
• A.T. Registros erróneos
• A.T. Fuera de hora
• A.T. Sin comunicación

El usuario también puede optar por ver o no las notificaciones generadas por los eventos anteriormente mencionados (alarmas de sistema y alertas técnicos). Para ello debe poner en “Si” el ítem deseado.

La lista de ítems es:

• Puerta Forzada
• Puerta Abierta
• Puerta Sin Uso
• A.T. Registros erróneos
• A.T. Fuera de hora
• A.T. Sin comunicación

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

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En esta parte del sistema definiremos las distintas combinaciones de días y rangos horarios necesarios para cubrir los permisos de accesos que daremos a los ingresantes del sistema.

La primera vez la pantalla estará vacía. En la medida que vayamos creando horarios aparecerán en la lista de registros tal como se ve en la figura.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Definir “Accesos” tiene el propósito de agrupar lugares de acceso (Registradores) asignándole un código que lo identifique. Ej.: Si las personas que trabajan en administración sólo pueden pasar por las puertas controladas por los registradores Puerta 1, Puerta 2 y Entrada Principal, entonces podrá crear un Nivel de Acceso llamado "A-Administracion", el cual contenga solo esos registradores.  Este método facilita la definición de los permisos de accesos del sistema (ver Accesos | ABM | Perfiles de acceso).

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Con el botón se pasa el/los registrador/es seleccionado/s en la lista “disponibles” a la lista “Acceso”.
• Con el botón se pasan todos los registradores disponibles a la lista “Acceso”.

• Con el botón se pasa el/los registrador/es seleccionado/s en la lista “Acceso” a la lista “Disponibles”.
• Con el botón se pasan todos los registradores asignados a la lista “Disponibles”.

Definir “Perfiles de Accesos” tiene el propósito de armar los permisos que daremos a las personas que circulen por la empresa (edificio o predio de la empresa). Estos permisos constan de lugares (accesos) y franjas horarias (horarios). A cada perfil se le asigna un código que lo identifica y será el que se asocie a las personas según corresponda. Este método facilita la asignación de permisos a personas que tengan las mismas características.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Opción . Con esta opción activa, el perfil se utilizara en la pantalla de ingreso de visita como perfil predeterminado. Solo se puede definir uno de los perfiles como perfil de visita.

Al momento de crear los perfiles de accesos (permisos sobre puertas y horarios) que estarán disponibles, se puede crear uno especial para visitas, de manera tal que al registrar una nueva, no sea necesario estar definiendo por donde puede pasar y en que horarios. De esta manera se agiliza y facilita la tarea del guardia o recepcionista.

Según el “acceso” seleccionado, a continuación se mostraran dos listas, la lista de la izquierda serán los registradores pertenecientes al acceso seleccionado y la lista de la derecha son los horarios (ver Accesos | ABM | Horarios) disponles para asignarle a cada uno de ellos. Cada uno de los registradores tiene un control de opción , y cada horario un control de selección .

Para asignar un horario a un registrador, primero de debe elegir la opción del registrador y luego tildar el o los horarios deseados para dicho registrador. Se puede asignar hasta 2 horarios por registrador. Una vez asignado el horario al registrador aparecerá la descripción de este debajo del registrador correspondiente.

En esta pantalla podemos hacer el alta de cualquier persona que deseemos registrar y permitir el acceso a la empresa (edificio o predio) ya sea un empleado, contratista o una visita.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

.

• Fichador: Usuario sin permisos, solo puede realizar fichadas.
• Enrolador: Usuario con permisos de agregar o eliminar personas del reloj.
• Supervisor: Usuario con permisos de ABM de usuarios y algunas opciones de configuración del reloj.
• Administrador: Usuario con todos los permisos.

Opción . Activando esta propiedad, cuando la persona registre un evento de entrada o salida por cualquier acceso (puerta, molinete, barreta) físico del sistema, en la consola de eventos el guardia (o recepcionista) vera una alerta visual sin que esta persona se de cuenta.

La política a tomar en estos casos o con cada persona en esta situación corre por cuenta de cada empresa. Por ejemplo, sospechamos que uno de los contratistas esta sacando elementos en forma clandestina de la empresa, activamos esta propiedad y avisamos a la gente de seguridad que cuando ingrese o egrese esta persona haga un seguimiento especial de los lugares donde circula y los elementos de cada lugar, o bien, que a la salida le hagan una revisión de bolsos y/o vehículo.

Las zonas se utilizan para el “Control AntiPassBack".  La definición es la siguiente: una zona es un área donde tanto la entrada como salida se encuentran controladas cada uno por un registrador. El control antipassback consiste en no permitir la salida de la zona, siempre y cuando se haya registrado la entrada a la misma, y viceversa, no permite volver a entrar en la zona, si no se ha registrado la salida del ingreso anterior.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Por ejemplo, se puede realizar este control en una oficina, donde contamos con una puerta como acceso de entrada y salida y queremos que:

a.- Los empleados no puedan salir si no registraron la entrada.

b.- Los empleados no pueden volver a entrar si no registraron la salida.

Para esto debemos instalar 2 centrales chekin, una para el control de entrada a la oficina y otra para el control de salida de oficina, las podemos llamar “Entrada Oficina” y “Salida Oficina”.

Las dos comandando la misma puerta.

Esta opción permite definir alarmas y/o mensajes especiales a medida, especificando una relación con una serie de condiciones entre un evento del sistema y acciones a tomar cuando este ocurre, de modo tal que cuando se produce el evento, si se cumplen las condiciones pautadas para esta relación, se ejecutará la notificación correspondiente. Ejecutar una notificación, implica realizar las acciones especificadas y estas pueden ser, mostrar un mensaje en pantalla, enviar un mensaje vía correo electrónico y/o enviar un mensaje de texto a un celular.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

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Selección del tipo de evento. Define el tipo de evento de entrada a considerar. Puede ser:

• Entrada manual.
• Salida manual.
• Entrada habilitada
• Entrada inhabilitada
• Puerta Abierta
• Puerta forzada
• Puerta sin uso
• Salida habilitada
• Salida Inhabilitada
• A.T. Fuera de hora.
• A.T. Registros erróneos.
• A.T. Error de Comunicación.

Se puede elegir uno o ninguno, en caso de no elegir ninguno, cualquier evento que cumpla el resto de las condiciones, será considerado.

por el registrador ” (donde

es el apellido y nombre de la persona y en nombre del registrador por donde ha ingresado) se verá en el texto del mail como “Se ha registrado el ingreso de PEREZ, Juan por el registrador Puerta de Entrada”.

Dirección de teléfono donde se enviara el mensaje. El formato de a dirección es < código de área + numero sin 0 ni 15> @ < servidor compañía celular >. Por ejemplo 1159547812@personal-net.ar.

El servidor de la compañía de celular varía por cada compañía, así que es necesario averiguar este dato en cada una. También existen sitios Web que dan los formatos de las compañías mas conocidas. Acá se muestra la información encontrada en Web hasta el momento.

• Personal: @personal-net.com.ar
• NEXTEL: @nextel.net.ar

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Agrupaciión: Opciión para elegir la agrupaciión de la cual deseamos elegir uno o varios grupos para definir a quien afecta la novedad.
• Grupos disponibles: Acá se muestran todos los grupos de la agrupaciión antes elegida, para que seleccionemos a los que aplicará la novedad.
• Grupos a los que aplica: Los grupos antes elegidos se pasan a esta lista, que son a los que aplicarála novedad.

• Personas disponibles: En esta lista se ven a todas las personas que están activas en el control de accesos para que elijamos una o varias. Por defecto ordena por apellido, nombre y muestra el legajo entre paréntesis. Pero si estamos mas acostumbrados a legajo, podemos reordenar por numero de legajo, cambiando la vista, se muestra legajo y entre paréntesis el nombre y apellido. Para lograr esto, en la parte superior de la lista hay dos botones PERSONA (ordena por apellido, nombre) y LEGAJO (ordena por legajo).
• Personas a las que aplica: Es la lista de las personas a quien aplicará la acción de la novedad.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

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Este reporte tiene como principal funcionalidad brindar la lista de personas presentes en la empresa, es decir, son personas que han registrado el ingreso dentro del edificio o predio de la compañía y aun no se ha registrado el egreso por ninguno de los registradores que controlan la permanencia.

Para emitir el reporte de personas presentes, haga clic directamente en el botón "Generar", sin realizar ningún filtro.

Por otro lado, este reporte también nos da información de cuanto tiempo estuvo presente una persona, haciendo la diferencia de tiempo entre sus ingresos y egresos registrados en un periodo determinado.

Este reporte tiene como principal funcionalidad brindar la lista de personas presentes en la empresa, es decir, son personas que han registrado el ingreso dentro del edificio o predio de la compañía y aun no se ha registrado el egreso por ninguno de los registradores que controlan la permanencia.

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Por otro lado, este reporte también nos da información de cuanto tiempo estuvo presente una persona, haciendo la diferencia de tiempo entre sus ingresos y egresos registrados en un periodo determinado.

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Las personas que visitan a nuestra empresa, pueden ser registradas a efectos de tener información sobre quien y por que ha estado en el edificio además de los empleados para prevenir o tomar medidas correctivas de seguridad. La gestión de visitas puede tener solo carácter informativo, es decir, se ingresa la persona en el sistema, se registra cuando entro y cuando se fue, o además, se le puede dar una tarjeta del sistema que le de permiso a determinados accesos del edificio, como por ejemplo la batería de molinetes de la entrada general.

En general, la tarea de recibir y orientar a las vistas, esta a cargo de una persona recepcionista, o de personal de seguridad, quienes no están familiarizados con toda la configuración del sistema, además hay momentos en el día, donde el flujo de visitas es muy elevado, por estas razones, se ha prestado especial atención en esta funcionalidad, logrando una pantalla muy intuitiva, de fácil manejo y por sobre todas las cosas ágil para registrar una nueva visita o buscar una ya existente.

Las principales funciones y/o características pertinentes a visitas son:

• Busqueda y ordenamiento de personas.
• Registrar una visita nueva visita.
• Captura de imagen por Web-cam.
• Impresión de credencial para el visitante.
• Notificación vía e-mail a la persona visitada.

La búsqueda de personas es fundamental para la gestión de visitas, ya que es muy común que una visita vuelva a la empresa. La búsqueda predeterminada es por número de documento, dato que cualquier persona se acuerda de memoria. Igualmente esta búsqueda puede llevarse a cabo por otros datos como por ejemplo, apellido de la persona, nombre, etc.

Si observa la pantalla, la columna “Número Documento” esta en color naranja, esto indica que la lista esta ordenada por este campo.

Para ordenar por otro campo, simplemente debe hacer clic en la columna que desea. También se puede elegir la dirección de ordenamiento, haciendo un clic, ordena de menor a mayor, y con otro clic sobre la misma columna ordena al revés, de mayor a menor.

Para buscar a una persona, primero debe ordenar la lista por el campo que desea hacer la búsqueda, luego, debe introducir el dato en la caja de texto de la parte superior de la pantalla y hacer clic en el botón “Buscar”.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Para hacer el ingreso de una persona de este tipo, realizamos la búsqueda por el dato más cómodo o disponible, una vez encontrado el registro de la persona hacemos clic en el icono de la operación editar .

Esta acción nos llevara a la pantalla “edición de una vista” donde le asignaremos el numero de tarjeta que le daremos para que pueda activar los accesos de la empresa, o bien, le haremos la entrada manual en caso que no hayan accesos físicos controlados por donde pase la visita.

Si la visita es una ya existente, al abrir esta pantalla solo debe ingresar el numero de la tarjeta que le daremos para activar los accesos y hacer clic en el botón “Aceptar”, esto en el caso que existan accesos físicos, si no, si la gestión de visitas es solamente informativa, directamente haremos clic en el botón “Entrada Manual” para registrar el evento de entrada.

Ahora si la vista es nueva, deberemos completar todos los datos obligatorios (*).

Al momento de registrar una nueva visita, se puede capturar la foto de la persona mediante una Web-cam.

Si bien, al momento de registrar una nueva persona, es posible verificar la veracidad de los datos de la persona invitándola a presentar un documento de identidad, esto no se puede, o mejor dicho no se debería volver a hacer frente a una visita posterior de la misma, ya que podría resultar molesto para determinado tipo de visitantes, como también, poco ágil para el personal de seguridad que realiza la recepción, por este motivo, tomar foto de la persona, nos asegura verificar la identidad en las futuras vistas que nos haga.

Si tenemos instalada una webcam en la PC al ingresar una visita nueva o una visita existente que no tiene foto aun, en el área de foto, aparecerá el video que la Web cam esta capturando, con el botón (sacar foto) congela la imagen para que sea almacenada como foto de la visita.

Si no es una imagen clara o simplemente deseamos cambiarla con el botón (borrar foto) vuelve a activar la webcam para poder congelar una nueva imagen.

Este botón general el evento “Entrada Manual” con la fecha y hora actual del sistema para la persona seleccionada y botón también dispara la notificación vía e-mail al visitado y muestra la pantalla de impresión de credencial en caso que estas acciones estén configuradas en los parámetros generales.

Esto esta pensado para cubrir 2 necesidades:

• Cuando las visitas no registran por ningún acceso físico, es decir, no necesitan pasar por ningún molinete o puerta. En este caso no vamos a tener los eventos de entrada y salida físicos por lo cual es necesario generarlo desde la aplicación., así podemos tener información de cuando ingreso y egreso la visita en nuestra empresa (edificio o predio)

• Cuando los empleados olvidan su tarjeta. En lugar de estar implementando cambios temporales de tarjetas, el empleado se puede presentar en guardia y pedir que le registren la entrada manual, de esta forma registra el ingreso al trabajo como si hubiera fichado con su tarjeta, ya que la fecha y hora son datos propios del sistema, es decir, nadie tipea a mano un horario para el empleado.

En general, cuando una visita llega a una empresa, la gente de guardia entrega un formulario, que luego, al salir, debe presentar debidamente conformado por la persona que lo atendió.

CRONOS CONTROL simplifica este procedimiento, enviando un correo electrónico en forma automática a la persona que será visitada, en este correo figuran todos los datos ingresados de la visita, de esta forma no es necesario el formulario, el papel físico, y para autorizar la salida, el visitado simplemente responde el correo electrónico recibido, con una leyenda acorde de autorización.

Temas a desarrollar del monitoreo de eventos:

• Pantalla y funcionalidad
• Ordenamientos de la vista de eventos.
• Eventos de personas
• Alarmas
• Alertas técnicos
• Notificaciones especiales.
• Iconos gráficos de los eventos.

La consola de eventos, permite ver todos los movimientos que van ocurriendo en los distintos accesos del edificio. Además permite ver detalles específicos que faciliten ver la información del evento ocurrido, según el interés y necesidad de quien este monitoreando, por ejemplo, en los eventos correspondientes a personas, ver la foto de la persona que esta accediendo a efectos de corroborar la identidad.

Los eventos pueden ser:

• Eventos de personas.
• Eventos de Alarma.
• Alertas técnicos
• Notificaciones Especiales

La consola es configurada y adaptada a las necesidades y funciones de cada usuario. Para cada uno de estos, se puede definir que registradores (accesos, puertas, molinetes, etc.) desea o necesita ver y además, por cada registrador seleccionado, puede definir que tipos de eventos va a visualizar.

De esta forma, podemos en una consola controlada por un guardia de seguridad, podemos estar monitoreando entradas, salidas y alarmas pero los alertas técnicos, que se los dejamos para la consola de la gente de IT (soporte tecnológico).

Estos eventos son los producidos por las personas al pasar (entrar, intentar entrar, salir o intentar salir) por los accesos controlados por el sistema. Estos pueden ser:

• Entradas y Salidas Habilitadas
• Entradas y Salidas Inhabilitadas
• Entradas y Salidas Manuales
• Fichadas en Registradores de Control de Asistencia.

Son eventos físicos que genera el hardware del sistema por distintas situaciones. Cada uno de estos eventos tendrá carácter de alarma según el acceso donde ocurra y la configuración física que este tenga. Por tal motivo cada uno de estos eventos se activa o no como alarma en cada uno de los registradores del sistema. Estos pueden ser:

• Puerta Sin Uso: Esta alarma se genera cuando una persona activa el acceso con su tarjeta (o dedo en caso de ser un lector biométrico) pero nunca abre la puerta (o barrera, o molinete, etc.). Esto puede significar que algo ocurrió con la persona que activo el acceso, o interpretarse como una señal silenciosa que esta nos manda.

• Puerta Abierta: Cuando una persona activa y abre el acceso pero este nunca se cierra. Depende donde este ocurriendo, puede ser peligroso o no. Por ejemplo si hablamos de la puerta a tesorería, podemos suponer que es muy importante que el acceso este permanentemente cerrado y en caso que ocurra esta situación (alguien deja abierta la puerta, con o sin intención) es deseable que un guardia (u otra persona) sea notificada de esta situación para que cierre la puerta o advierta a la persona que la dejo abierta. Ahora si hablamos de la entrada principal a una oficina, donde algunas veces se deja la puerta abierta a efectos de ventilación, no tendrá sentido activar este evento como una alarma.

• Puerta Forzada: Se genera cuando el sistema detecta la apertura de una puerta sin uso de la tarjeta (o dedo). Esta situación tiene lugar cuando la puerta se abrió con uso de una llave o cuando la puerta realmente fue forzada. Ahora, si volvemos a hablar de la puerta de tesorería, donde todas las personas que acceden tienen la instrucción de entrar o salir con el uso de la tarjeta, para dejar registro de quien y cuando estuvo en el lugar, un evento de puerta forzada merece ser atendido como una alarma.

Son eventos lógicos, generados por el software del sistema cuando encuentra situaciones que no son funcionamiento normal. Estas alarmas no se deben activar en registradores que están fuera de servicio.

• A.T. de Comunicación: El sistema detecta que no se esta comunicando con el acceso desde hace un tiempo prudencial. Esta situación puede darse por problemas propios del registrador electrónico, problemas en el cable de comunicación o problemas en la red, si la comunicación fuera TCP/IP, o por cualquier otra situación que afecte al enlace de datos entre el hardware y software.
• A.T. de Registros Erróneos: Cuando los registros que se estan descargando son defectuosos, es decir, tienen información no valida. Esto puede darse en casos donde hay ruido en los cables de datos, o alguna variación de tensión afecto la memoria física del registrador, etc.
• A.T. Fuera de hora.

Son una especie de alarmas a medida, son los eventos de personas, alarmas y/o alertas técnicos, sobre los que los usuarios quieren prestar especial atención, o bien tomar medidas mas rigurosas, es decir, el operador o administrador del sistema creara a su medida las alertas que al el le interese prestar mas atención o tomar medidas mas delicadas, pudiendo elegir por accesos, personas, tipos de eventos horarios en los que se produzcan los eventos, etc. Estas notificaciones pueden:

• Enviar un mensaje a celular: Por ejemplo, si queremos que el jefe de seguridad de la empresa tome medidas frente a una entrada inhabilitada en tesorería y no tiene un lugar físico fijo donde ubicarlo.

• Enviar un correo electrónico: Si queremos dar aviso a un gerente, frente a la entrada normal al edificio de una persona en particular.

• Enviar un mensaje en pantalla: Por si quien debe tomar medidas frente a la situación configurada en la notificación, es quien esta mirando la consola de eventos.

El sistema presenta una iconografía adecuada para hacer que los distintos tipos de eventos sean reconocidos a simple golpe de vista.

Detalle de los iconos:

• Entrada Habilitada
• Salida Habilitada
• Entrada Inhabilitada
• Salida Inhabilitada
• Puerta Sin Uso
• Puerta Abierta
• Puerta Forzada
• Alertas Técnicos (fuera de hora, comunicación y registros erróneos).
• Entrada Optum (entrada por un registrador de control de personal).

El sistema provee la funcionalidad “Control de presentes”. La información que esta nos brinda es el detalle o lista de las personas que presentes en la compañía, para poder saber en todo momento quien esta dentro de la empresa (edificio o predio controlado), así, ante la necesidad de una evacuación debido a alguna situación extrema, el personal encargado de dicha evacuación puede realizar una gestión efectiva.

Para que esta funcionalidad sea realmente efectiva los accesos físicos deben asegurar el paso de una única persona por cada activación con una tarjeta, por lo cual, el hardware adecuado como controlador físico del acceso son los molinetes tradicionales, y mejor aun los molinetes denominados pica carne, ya que el primero podría llegar a ser saltado por una persona.

Definitivamente las puertas controladas ya sea con pestillos eléctricos, cerraduras motorizadas y/o electromagnéticas, no son adecuadas, ya que una persona puede abrir la puerta con su tarjeta y pasar junto a ella otras sin necesidad de hacer uso de su tarjeta de acceso.

Esta pantalla muestra la lista de personas actualmente dentro del edificio y por que registrador ingreso.

Cada uno de los registros de esta lista es una persona presente. Al final del registro se encuentran las operaciones disponibles para operar con cada uno de ellas. Estas operaciones dependen de los permisos de operación del sistema que tenga el usuario logueado.

Las operaciones disponibles en esta pantalla son:

• Borrar: Elimina el registro.

Para activar esta funcionalidad, es necesario que alguno o algunos de los accesos físicos (registradores) del sistema sea activado como control de permanencia (ver Sistema | ABM | Registradores).

Entonces al registrar un evento de entrada por uno de estos accesos, la persona será incluida en la lista de personas presentes en el edificio y al registrar un evento de salida por cualquiera de los registradores marcados como control de permanencia, será excluida de la lista. Parece obvio, pero es muy importante destacar que accesos internos, como pueden ser accesos a oficinas, comedores, etc., no deben ser marcados con esta propiedad

La agenda permite programar el alta de una visita con antelación. De esta manera, si se prevé recibir un contingente de visitas, se puede realizar la carga anticipada de cada visita y de esta forma evitar demoras al momento de la acreditación.

Una vez generadas las entradas de la agenda el sistema habilitará a las visitas en día indicado en el campo “Fecha de Visita”.

En el primer nivel se ubican los agentes de comunicación (servidores de comunicación) que fueron configurados en el sistema (ver Sistema | Generales | Agentes). Generalmente el nombre o descripción de estos son los nombres de las PC’s donde están instalados.

En el segundo nivel, debajo de cada servidor de comunicación, se ubican los registradores electrónicos de cada acceso.

A cada uno de los elementos, servidor de comunicación o registrador electrónico, lo antecede un iconito grafico (una luz) que indica el estado actual. El significado de cada uno es el siguiente:

• Luz Verde:
  • Para un registrador electrónico “Comunicación normal”.
  • Para un agente de comunicación “Ejecución on-line normal”.
• Luz Roja:
  • Para un registrador “Sin comunicación”, los motivos pueden ser muchos, pero lo concreto es que no hay comunicación con este dispositivo.
  • Para un agente de comunicación “Sin ejecución”. Quiere decir que la aplicación de comunicación no esta corriendo, aca los motivos son mas acotados, la PC donde funciona el agente esta apagada, o simplemente no se ejecuta la aplicación. Si un agente esta sin ejecución, todos sus registradores estarán sin comunicación.
• Luz amarilla:
  • Para un registrador “Inactivo”. Quiere decir que el registrador fue dado de alta, pero se le dejo la propiedad activo deshabilitada, o bien no se asigno a ningún agente de comunicación.
  • Para un agente de comunicación. “Ejecución on-line en pausa”. La aplicación se esta ejecutando, pero el modo automático de comunicación ha sido detenido por un operador.

Ejecuta el control de vencimientos a la fecha actual, todas aquellas personas que posean al menos uno de los vencimientos caducos, serán inhabilitadas en el sistema.

Este control se hace en forma automática todos los días a las 00:01 hs, por lo cual este menú no es necesario utilizarlo salvo que sepamos que el servidor no estuvo en ejecución en el horario de la ejecución automática.

Ejecuta la limpieza de la lista de personas presentes, donde toda persona que figure presente con el ingreso registrado en fecha anterior a la fecha actual, será eliminada de la lista.

Si el control de presentes esta implementado correctamente esta función no se debería utilizar, salvo en caso de desperfecto de alguno de los registradores que participan de esta función.

Revisa la fecha de visita de las personas cargadas en la agenda, si alguna de estas debía venir en una fecha anterior a la actual y aun sigue con el estado “pendiente” el sistema cambia su estado a “no acudió”.

Esta herramienta sirve para forzar la transferencia toda la configuración (parámetros y permisos) del sistema a los registradores electrónicos. En funcionamiento normal del sistema, no es necesario usarla, ya que el hardware y software están permanentemente comunicados, de manera que toda configuración que se hace en el programa, se transfiere de inmediato al registrador correspondiente, pero si alguno de los registradores presenta algún desperfecto y debe ser revisado por el servicio técnico, según el caso, tal vez sean necesario restaurar la información de control del equipo.

Para resetear un registrador, elija el dispositivo en la lista y haga clic en el botón “Aceptar”. Puede elegir uno, varios o todos lo registradores. Con el botón "Cancelar" sale de la pantalla.

Esta función permite poner en hora a los registradores del sistema.

Los registradores tienen 3 estados de funcionamiento.

• Habilitado: Cuando el registrador lee una tarjeta, permite el acceso, es decir, libera el control físico (puerta, molinete, etc.) sin controlar los permisos que tenga seteados para esta tarjeta. En este estado cualquier tarjeta abre el acceso.
• Inhabilitado: Es el caso contrario al estado anterior. El registrador no permite el acceso de ninguna tarjeta, sin importar que esta posea permisos para acceder.
• PorAcceso: El registrado permite el acceso de una tarjeta siempre y cuando esta tenga permisos.

En funcionamiento normal, el estado habitual de los registradores debe ser “Por Accesos”.

Ahora, ante alguna emergencia, se pueden habilitar o inhabilitar en forma masiva todos los accesos del sistema según corresponda. Por ejemplo, si hay necesidad de una evacuación, seguramente es deseable que todos los registradores queden habilitados, por el contrario, ante la alerta de un robo, es deseable que los accesos queden inhabilitados.

Luego de la emergencia, es necesario volver a cada registrador a su estado normal de funcionamiento.

Para HABILITAR todos los accesos OPERACIONES | Habilitar Accesos

La pantalla mostrara esta opción seleccionada (si se equivoco puede cambiar la selección).

Con el botón “Aceptar” confirma la operación.

Con el botón “Cancelar” cancela la operación.

Para INHABILITAR todos los accesos OPERACIONES | Inhabilitar Accesos

La pantalla mostrara esta opción seleccionada (si se equivoco puede cambiar la selección).

Con el botón “Aceptar” confirma la operación.

Con el botón “Cancelar” cancela la operación.

Para HABILITAR todos los accesos OPERACIONES | Normalizar Accesos

La pantalla mostrara esta opción seleccionada (si se equivoco puede cambiar la selección).

Con el botón “Aceptar” confirma la operación.

Con el botón “Cancelar” cancela la operación.

Este comando nos ayuda a limpiar la base de personas limpiando los registros de visitas que hace tiempo que no tienen movimientos, este tiempo de inactividad se define al momento de limpiar, pudiendo así limpiar personas que no tienen movimiento en los últimos 3 meses por ejemplo, o bien los que no tienen movimientos en los últimos 12 meses.

Fecha limite hasta la cual se eliminaran los eventos ocurridos.

Con el botón puede seleccionar la fecha desde el calendario.

Esta función sirve para depurar comandos pendientes de ser transferidos a los registradores electrónicos del sistema.

Los comandos son mensajes con información para los registradores. Por ejemplo, cuando en el programa se hace el alta de un nuevo horario, el sistema envía un comando “Alta de Horario” a todos los registradores del sistema, para que sea creado almacenado en el registrador y pueda controlar los permisos afectados por este. Si se hace el alta de una persona, el sistema envía un comando “alta de persona” a los registradores donde esta tendrá permisos para acceder.

Esta función se utilizara en caso que algún registrador quede fuera de servicio por algún problema y sepamos que hay comandos generados para este, que no deberán ser transferidos al momento de ponerlo en marcha nuevamente. Por ejemplo, si el registrador tiene pendiente un comando para sincronizar fecha y hora, seguramente al momento de reparar el equipo, esta fecha y hora pendiente, ya no será valida, por lo cual no es deseable que se ejecute cuando se repare.

Lista de registradores a los cuales se les limpiara los comandos pendientes.

Con los botones ubicados entre las listas, se transfieren registradores de una lista a otra.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

En esta pantalla se definen los parámetros generales del módulo "Horarios". Estos parámetros indican la forma en que se acumularán las horas en cada uno de los conceptos y cuales son los registradores que el módulo tendrá en cuanta para el control horario.

Dato numérico. Cuando el programa necesite acumular o descontar horas en algún concepto deberá hacerlo respetando la unidad de liquidación. Para ello deberá "redondear" la cantidad real de tiempo a acumular al valor mas cercano que sea múltiplo de la unidad de liquidación. Para determinar si el redondeo se hará hacia arriba o hacia abajo se utiliza esta tolerancia. Por ejemplo:

Si una persona trabaja 3:48 horas extras, considerando una unidad de liquidación de 30 minutos, el programa deberá acumular en el concepto "Horas Extras" una cantidad que sea múltiplo de 30 minutos, o sea 3:30 horas (redondeando hacia abajo) o 4:00 horas (redondeando hacia arriba). Entonces a la cantidad de tiempo trabajado le adiciona la "Tolerancia de liquidación". Considerando una tolerancia de liquidación de 5 minutos quedaría

3:48 + 0:05 = 3:53

Como a pesar de haberse adicionado esta tolerancia la cantidad no alcanza el valor de redondeo superior, el programa acumulará el redondeo inferior, o sea 3:30 horas.

En cambio si la tolerancia de liquidación fuera de 15 minutos (en vez de 5), la cuenta quedaría así:

3:48 + 0:15 = 4:03

En este caso si se alcanza el valor de redondeo superior por lo tanto el programa redondeará hacia arriba y acumulará 4:00 horas.

Aquí se define el comportamiento del procesamiento automático de fichadas. Es decir el período del día y la frecuencia con que se procesarán la fichadas provenientes de los registradores

Esta ventana permite indicar cuáles serán los datos que se verán afectados por un reproceso de datos y cuáles no.

El resultado de los procesos puede modificarse manualmente desde la "Modificación manual de datos". Las opciones que a continuación se detallan indican como se comportará el reproceso de datos respecto a estas modificaciones manuales. Eligiendo las opciones "Si" mantendrá los cambios realizados en forma manual. Eligiendo "No" perderá los cambios que se hubieran realizado.

Esta ventana permite indicar cuáles serán los eventos que se verán afectados por un proceso.

Cronos Control permite exportar la información generada por el sistema a sistemas de liquidación de sueldos y jornales. Para ello se deberá especificar el formato del archivo que se exportará indicando los siguientes datos:

• Posicion: Dato numérico. Indica la posición del dato en cada línea.
  • Si el dato no se exporta setear en “0” (cero).
  • En caso que la división entre datos sea acho fijo, indica la posición exacta del comienzo del dato dentro de la línea (regstro).
  • En caso que la división entre datos sea delimitada, indica el orden del dato dentro del registro.
• Longitud:
  • En caso que la división entre datos sea “ancho fijo” este dato se inhabilita, ya que el comienzo del dato esta indiciado por la posición y el fin por la posición del próximo dato.
  • En caso que la división entre datos sea “delimitado” la longitud indica si hay que truncar o rellenar dato en caso que supere o le falte longitud al dato real. Si no se desea truncar o rellenar la longitud debe estar vacia, de esta forma va el dato tal cual existe sin importar su longitud.
• Campo:
  • En caso que la exportación se haga en una tabla de la base de datos, indica el nombre de campo deseado para el dato.

En el caso en que se deban importar fichadas desde un archivo, es necesario especificar el formato de los datos en el archivo a importar. Para ello se deben completar los siguientes datos:

Dependiendo de cómo sea la división entre los datos estos parámetros cumplen diferentes funciones.

En el caso de que sea "Ancho Fijo" en la primera columna se indica la posición del primer carácter del dato indicado en cada fila y en la segunda la longitud del mismo.

En caso de que sea "Delimitado" en la primera columna se indica la posición absoluta del dato y la segunda indica cuantos caracteres del dato se deben considerar (únicamente disponible para los datos "Tarjeta" y "Reloj").

El dato "Año" posee un parámetro adicional que indica la longitud con la que está expresado (2 o 4 dígitos). También el dato tarjeta tiene el parámetro adicional "Truncar" que indica, en el caso en la "Longitud" real del dato sea mayor a la indicada, que parte del dato será truncada.

Aquí se definen los parámetros específicos para el uso de Cronos Mobile: sistema de registro de fichadas a través de teléfonos móviles por GPS.

En esta parte del sistema definiremos los Feriados. La primera vez la pantalla estará vacía. En la medida que vayamos creando feriados aparecerán en la lista de registros.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

En esta parte del sistema definiremos los Horarios. La primera vez la pantalla estará vacía. En la medida que vayamos creando horarios aparecerán en la lista de registros

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Permite elegir el tipo de horario que se va a dar de alta:

Lun a Vie de 08:00 a 18:00
Lun a Jue de 09:00 a 18:00 / Vie de 09:00 a 17:00
Lun a Vie de 07:00 a 15:00 / Sab de 08:00 a 12:00
etc.

Lun a Vie:
• Las primeras 8 horas computarlas como Normales
• Las siguientes 4 horas computarlas como Extras 50%
• Las siguientes 6 horas computarlas como Extras 100%

Sab:
• Las primeras 4 horas computarlas como Extras 50%
• Las siguientes 10 horas computarlas como Extras 100%

Dom:
• La totalidad de las horas (hasta un total de 12) computarlas como Extras 100%

En este ejemplo, si la persona trabaja un Jueves 10 horas se le computarán:

... si en cambio ese mismo Jueves trabajara 13 horas el cómputo de horas quedaría así:

Mientras que si esas mismas 13 horas fuesen trabajadas un Sábado se le computarían:

Y si en cambio trabajara 10 horas un día Domingo se le computarían: 10 Extras 100%

"Lun a Vie de 08:00 a 16:00"
"Lun a Vie de 07:00 a 15:00 / Sab de 08:00 a 12:00"
"5 x 2 - 06:00 / 14:00 / 22:00"
“Horario administrativo”

"HADM" (por Horario Administración)
"HTAL" (por Horario Taller)
"HGEN" (por Horario General)

Por ejemplo si deseamos generar un horario rotativo como el siguiente:

El resto de los campos tienen exactamente la misma aplicación que los de la jornada de un horario estándar (ver Horarios | ABM | Horarios | Alata de Horario | Jornada | De un horario estándar).

Ejemplo de periodos trabajados:

Supongamos el siguiente período:

Llegadas Tarde (H) = 00:33 (es el tiempo total de las llegadas tarde: 15 min + 7 min + 11 min)
Llegadas Tarde (V) = 3 (es la cantidad de veces que la persona llegó tarde)

08:00 - 12:00 - 13:00 - 16:00 - 16:30 - 21:00

Concepto A: "Horas Normales" Cantidad A: 08:00
Concepto B: "Horas Extras 50%" Cantidad B: 04:00
Concepto C: "Horas Extras 100%" Cantidad C: 02:00

- Si la opción Tipo es "Corrido" la cantidad de horas trabajadas será:

21:00 - 08:00 = 13 (tiempo trabajado desde las 08:00 hasta las 21:00)

Las 13:00 horas se distribuirán así:

-Si la opción Tipo es "Partido" la cantidad de horas trabajadas será:

Las 11:30 horas se distribuirán así:

- Si "Hora ideal de entrada" es 07:30 el sistema:

- Si "Hora de entrada permitida es" es 08:30 y la opción Tipo es "Corrido", el sistema calculará las horas trabajadas de la siguiente manera:

21:00 - 08:30 = 12:30 (tiempo trabajado desde las 08:30 hasta las 21:00)

Las 12:30 horas se distribuirán así:

Los Horarios Calendario se utilizan en personas que no tienen un cronograma horario fijo. Es decir que se programa un esquema horario variable con un determinado tiempo de anticipación.
En este tipo de horarios primero se deben definir Jornadas sueltas en "HC – Definición jornada” y luego el Calendario en “HC – Calendario”, en el cual se asignara para cada día una jornada específica.
De esta manera se podrá generar la grilla horaria a medida que sea necesario.

La definición de Jornadas HC es idéntica a la de una jornada estándar con la única salvedad que no se definen los días en los que aplica, estos serán establecidos en cada fecha del calendario. También lo es la definición de los períodos.

Para poder comenzar a definir Calendarios es necesario que haya al menos una persona a la que se le haya asignado en "Horario Laboral" la opción “Calendario” (ver Horarios | ABM | Personas).

Cada uno de los registros de esta lista es un calendario definido (un mes). Al final del registro se encuentran las operaciones disponibles para operar con cada uno de ellos. Estas operaciones dependen de los permisos de operación del sistema que tenga el usuario logueado.
Las operaciones disponibles en este ABM son:

• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Permite especificar una acción a tomar para la generación del nuevo calendario.

Para una jornada a cada día y a cada persona con "Horario Laboral" de tipo Horario Calendario permite especificar.

Muestra las personas con Horario Laboral = “Calendario”.

Cada columna es un día del mes calendario. En cada uno de los casilleros se debe elegir la Jornada Calendario que el empleado debe cumplir ese día.

Aquí definiremos los conceptos de acumulación. Estos podrán acumular horas o veces.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Máximo = 10 y Mínimo = 2

Opción . Cuando el tiempo trabajado en un período está fraccionado, porque la persona tomó una o varias pausas, el redondeo puede aplicarse a cada fracción antes de sumarlas o la suma de todas las fracciones.

A eso se refiere esta opción, veamos un ejemplo.

Supongamos el mismo período que en el ejemplo anterior:

• Hora de entrada: 08:00
• Hora de salida: 16:00
• Pausa desde: 11:00
• Pausa hasta: 13:00
• Cant. max. pausas: 1
• Tiempo max. pausas: 01:00
• Cantidad de Pausas: CANT_PAU
• Duración de Pausas: HS_PAU
• Horas Internas: HS_NOR
• Horas Posibles: HS_POS

... pero esta vez la persona tiene las siguientes fichadas:

• Entrada: 08:00
• Salida: 11:03
• Entrada: 11:20
• Salida: 12:06
• Entrada: 12:20
• Salida: 16:00

...veamos que ocurre específicamente con el cálculo de las "Horas Normales" (HS_NOR) considerando una Unidad de Liquidación = 30 min y una Tolerancia de Liquidación = 5 min,:

Para el caso en que esta opción esté "Parcial":

• 11:03 - 08:00 = 03:03 aplicando la Tolerancia => 03:08 aplicando Unidad de Liquid. => 03:00
• 12:06 - 11:20 = 00:46 aplicando la Tolerancia => 00:51 aplicando Unidad de Liquid. => 00:30
• 16:00 - 12:20 = 03:40 aplicando la Tolerancia => 03:45 aplicando Unidad de Liquid. => 03:30

Sumando queda: 03:00 + 00:30 + 03:30 = 07:00

Por lo tanto HS_NOR = 07:00

En cambio para el caso en que esta opción este "Total":

• 11:03 - 08:00 = 03:03
• 12:06 - 11:20 = 00:46
• 16:00 - 12:20 = 03:40

Sumando queda: 03:03 + 00:46 + 03:40 = 07:29

Recién ahora se aplica la Tolerancia y la Unidad de liquidación:

07:29 aplicando la Tolerancia => 07:34 aplicando Unidad de Liquid. => 07:30

Por lo tanto HS_NOR = 07:30

Como se puede observar el resultado varía según se use Redondeo Total o Parcial.

Aquí definiremos las categorías. Ellas permiten establecer grupos de personas que comparten determinados niveles de control.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

A continuación se indica cuando se produce cada una de las anormalidades:

Aquí definiremos los convenios. Esto permite agrupar personas a las cuales se les aplicarán un conjunto específico de Conversiones.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Aquí definiremos las conversiones de proceso diario. Estas se aplican diariamente sin considerar las cantidades de horas o veces acumuladas en los conceptos a los que afectan.
Un ejemplo de este tipo de conversiones es el horario nocturno, donde se le indica al sistema que convierta todas las "Horas Normales" que se realicen entre las 21:00 y las 06:00 a "Horas Normales Nocturnas".

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

Las Conversiones por Cantidad se usan opcionalmente en la emisión de reportes o exportación de datos. Dado un Empleado y un rango de fechas, los pasos a seguir para calcular una conversión por cantidad son:

• Calcular los Conceptos para el rango de fechas especificado (reporte o exportación).
• Se calcula la conversión según los parámetros indicados al generarla.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Si el valor del parámetro se dejó en blanco: Se toma la diferencia entre el tope y el valor acumulado en el/los Concepto/s de Origen. Si la diferencia es mayor que cero, este excedente se suma o se resta (según lo que se indique en "Operación") al Concepto Destino.
• Si se especificó un parámetro: Se calcula la cantidad de veces que entra el valor tope en el Concepto Origen. Este número indica la cantidad de veces que se debe sumar o restar (según lo que se indique en "Operación") el parámetro al Concepto Destino.

Veamos los siguientes ejemplos de conversiones por cantidad:

Ejemplo 1: (sin parámetro)

Se define la siguiente conversión para contar dos veces las horas por encima de las 200:

• Concepto Origen: “Horas Normales”
• Tope: 200
• Concepto Destino: “Horas Normales”
• Operación: sumar
• Parámetro: -

Supongamos que se tiene el siguiente cálculo:

“Horas Normales” - Valor: 220 horas

La conversión indica que se debe tomar la diferencia entre el tope 200 y el valor calculado para el concepto “Horas Normales”:

220 – 200 = 20 horas

Como es positivo, se suma 20 al concepto destino “Horas Normales”. Luego de la conversión, se tiene:

“Horas Internas” - Valor: 240 horas

Ejemplo 2: (con parámetro)

Se define una conversión para asignar un viático cada cuatro horas de trabajo extra:

• Concepto Origen: “Horas Extras 50%”, “Horas Extras 100%”
• Tope: 4 (horas)
• Concepto Destino: “Viáticos”
• Operación: sumar
• Parámetro: 1

Supongamos que se tiene el siguiente cálculo:

La conversión indica que se debe calcular cuántas veces entra el tope en el concepto origen:

El valor 4 (Tope) entra 3 veces en 15 (concepto origen)

Luego el parámetro (1) se debe sumar 3 veces al concepto destino “Viáticos”.

Como resultado tenemos:

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

Opción. Permite especificar a quien afectará si la novedad.

• Todos: a toda la empresa.
• Selección de Grupo: A un grupo (o varios) de personas.
• Selección de Personas: A una o varias personas.

• Indicar que fichadas son válidas para el proceso de control horario.
• Si está activa la funcion SINCRONIZAR HUELLAS ASISTENCIA genera los comandos de ALTA PERSONAS, para que las huellas de las personas sean subidas a los registradores donde deben fichar.

Esta función es para activar o desactivar los modulos en forma masiva a las personas. Para esto debemos:

• Se deben seleccionar a las personas a las que quereos ativar/desactivar
• Se deben establecer los estados según corresponda de cada uno de los modulos
  • Activo control accesos
  • Activo control horario
  • Activo control comedor
• Hacer clic en este botón.

• Ver: Visualiza el registro pero no puede modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes.
• Borrar: Elimina el registro.

.

• Fichador: Usuario sin permisos, solo puede realizar fichadas.
• Enrolador: Usuario con permisos de agregar o eliminar personas del reloj.
• Supervisor: Usuario con permisos de ABM de usuarios y algunas opciones de configuración del reloj.
• Administrador: Usuario con todos los permisos.

Opción . Activando esta propiedad, cuando la persona registre un evento de entrada o salida por cualquier acceso (puerta, molinete, barreta) físico del sistema, en la consola de eventos el guardia (o recepcionista) vera una alerta visual sin que esta persona se de cuenta.

La política a tomar en estos casos o con cada persona en esta situación corre por cuenta de cada empresa. Por ejemplo, sospechamos que uno de los contratistas esta sacando elementos en forma clandestina de la empresa, activamos esta propiedad y avisamos a la gente de seguridad que cuando ingrese o egrese esta persona haga un seguimiento especial de los lugares donde circula y los elementos de cada lugar, o bien, que a la salida le hagan una revisión de bolsos y/o vehículo.

Dependiendo de cómo sea haya definido la división entre los datos estos parámetros cumplen diferentes funciones.

En el caso de que sea "Ancho Fijo" en la primera columna se indica la posición del primer carácter del dato indicado en cada fila y en la segunda la longitud del mismo.

En caso de que sea "Delimitado" en la primera columna se indica la posición absoluta del dato y en la segunda se indica cuantos caracteres del dato se deben considerar (únicamente disponible para los datos "Tarjeta" y "Reloj").

El dato "Año" posee un parámetro adicional que indica la longitud con la que está expresado (2 o 4 dígitos). También el dato tarjeta tiene el parámetro adicional "Truncar" que indica, en el caso en la "Longitud" real del dato sea mayor a la indicada, que parte del dato será truncada.

Permite ver el historial de los procesos de datos, además de disparar un reproceso de datos o un proceso no programado.

El proceso de datos es la instancia en la que el sistema determina las entradas y salidas de las personas, calcula el tiempo trabajado y las anormalidades (llegadas tarde, ausencias, etc.).

Las flechas permiten trasladar las fichadas a la fecha anterior o posterior.

El icono permite eliminar una fichada.

Para modificar una fichada existente debe modificar el casillero de la misma y hacer clic en “Guardar”.

Luego de agregar, modificar o eliminar una fichada, debe hacer clic en el botón "Calcular" para que el cambio tenga efecto.

Para justificar una anormalidad debe elegir una causa en la lista que se encuentra al lado de cada anormalidad.

Para completar la operación de justificar una anormalidad debe hacer clic en "Guardar".

Muestra y permite modificar y/o eliminar los conceptos calculados en la jornada. También es posible agregar conceptos que no fueron calculados durante el proceso de datos.

Para modificar la cantidad de alguno de los conceptos simplemente cambie el valor en el casillero correspondiente.

Para eliminar un concepto calculado haga clic en el icono del renglón correspondiente.

Para agregar un concepto selecciónelo en la lista de la parte inferior y escriba la cantidad en el casillero a su derecha.

Para completar cualquier acción (modificar, agregar o eliminar conceptos) debe hacer clic en "Guardar"

Muestra todas las Conversiones por Autorización registradas en el sistema.

• Ver: Visualiza el registro, no pudiéndose modificar ningún dato.
• Editar: Abre el registro en modo edición, es decir, se pueden alterar los datos existentes, pero sólo los referentes al Caso de Autorizació y no así de la Novedad.
• Anular: Anula el Caso de Autorización, esto produce que si algún Caso de Autorización de un nivel inferior está "Aprobado", pasará a estado "Pendiente" para su definición. En caso contrario, la Novedad finalizará su ciclo.

Aún no esta completa la ayuda de esta función. En breve se le actualizará el producto.

Los diferentes estados de una registración pueden ser los siguientes

• Sin Procesar: La fichada aún no ha sido procesada.
• Procesada: La fichada ha sido procesada.
• Ignorada: La fichada ha sido ignorada por el proceso. Las causas pueden ser:
  • Causa 1
  • Causa 2
• Procesada Inválida: La fichada ha sido procesada pero el proceso la consideró inválida. Las causas pueden ser:
  • Causa 1
  • Causa 2
• Alta MMD: La registración no provino de un registrador sino que fue agregada manualmente desde la modificación manual de datos.